Mecanismos de Control
Optimiza la Gestión y el Rendimiento de tu empresa.
El diseño e implementación de mecanismos de control permitirá establecer los medios para medir y evaluar el desempeño de los procesos, dando lugar a la mejora continua de tu empresa. Esto propiciará una cultura basada en resultados, la conformidad de tu producto/servicio y la toma de decisiones objetiva en todos los niveles de la organización.
Estoy aquí para guiarte en cada paso hacia un futuro empresarial más brillante y lograr un crecimiento sostenido.
* TOTALMENTE SIN COMPROMISO
LOS mecanismos de control no solo SON una práctica esencial, sino un imperativo estratégico que garantiza la eficiencia operativa, el cumplimiento de objetivos y la capacidad de adaptación a un entorno empresarial en constante cambio.»
Convierte tus ambiciones y aspiraciones en realidades medibles y gestionables.
Los mecanismos de control no consisten en solo diseñar indicadores y comenzar las mediciones sino que va mucho más allá de la medición.
Cuando me refiero a mecanismos de control busco profesionalizar los esquemas de medición, seguimiento y control de tu empresa en un sentido de acción y no de persecución.
El arte de la medición y control consiste en saber qué medir, cuándo medir, cómo medir, a través de que medir, cuáles serán los medios de seguimiento y control que permitan asegurar el nivel de conformidad en cada punto del proceso, pero lo más importante qué decisiones te permitirá tomar la información arrojada por los indicadores.
¿Qué Beneficios puedes esperar si implementas mecanismos de control?
Cuando implementas mecanismos de control efectivos en tu organización, abres la puerta a una serie de beneficios significativos que transforman no solo tu operación sino también la cultura y el rendimiento general de tu empresa. Estos son algunos de los resultados clave que puedes esperar:
- Datos Precisos para Decisiones Estratégicas: Obtendrás información objetiva y cuantificable, crucial no solo para comparar el rendimiento operativo actual con los objetivos planificados sino también para evualuar la eficacia de la estrategia desde una visión global. Esto facilita la toma de decisiones de la alta dirección debido a que estarán basadas en datos a un nivel estratégico buscando que cada acción y decisión tomada impacte en el crecimiento integral de la empresa y en la permanencia de esta en un mercado tan volátil.
- Cultura Basada en Resultados: Se establece una cultura organizacional enfocada en resultados, donde se valora el rendimiento medible y se motiva a todos en la empresa a trabajar hacia objetivos comunes.
- Mayor Compromiso y Responsabilidad del Personal: La correcta implementación de estos mecanismos incrementa el compromiso y la responsabilidad del personal, alineando sus roles y tareas con los objetivos globales de la empresa.
- Incremento en la Productividad: La implementación de mecanismos de control conducen a procesos más eficientes y establecen el marco de referencia para que el personal verifique que sus esfuerzos están enfocados de forma óptima para contribuir al aumento general de la productividad y no solo en su campo de acción inmediato.
- Optimización de procesos: La medición y seguimiento constante a través de mecanismos de control revela ineficiencias y oportunidades de mejora en los procesos. Esto lleva a la optimización de los procesos,la asignación y uso eficiente de recursos, reducción de tiempos y propicia un flujo continuo de la operación desde un enfoque esbelto.
- Estímulo a la Mejora Continua: Se promueve un entorno de mejora continua, debido a que los mecanismos de control ayudan a identificar deficiencias, problemas o desviaciones en una etapa temprana y proporcionan retroalimentación regular sobre el desempeño de los procesos. Esta retroalimentación permite identificar áreas de mejora y tomar medidas para optimizar los procesos en todos sus niveles, lo que propicia una mejora constante de forma integral en las empresas.
- Establecimiento de Estándares: Se genera un lenguaje común dentro de la empresa a través de medidas y estándares esperados en cada proceso, lo que mejora la comunicación y el entendimiento entre los diferentes departamentos.
- Tableros de Control Efectivos: La implementación de tableros de control proporciona una visión clara del rendimiento y el progreso global de la empresa, facilitando un seguimiento eficiente y la identificación de áreas de mejora de forma oportuna.
- Desarrollo de Indicadores de Rendimiento Clave: La implementación de mecanismos de control permitirá identificar los indicadores de rendimiento clave de tu empresa que te ayudarán a evaluar efectivamente los aspectos críticos de tu operación para tomar decisiones estratégicas de forma ágil y objetiva. Asimismo, contarás con indicadores operativos que agreguen valor para las decisiones diarias de la operación en un sentido de tomar acción.
Consecuencias de No Implementar Mecanismos de Control
La ausencia de mecanismos de control efectivos en una empresa puede llevar a una serie de desafíos y problemas operativos y estratégicos. Estos son algunos de los aspectos más críticos que podrían surgir:
- Toma de Decisiones Basada en Suposiciones: Sin datos objetivos y cuantificables, las decisiones estratégicas pueden basarse en suposiciones o intuiciones, lo que aumenta significativamente el riesgo de errores costosos y oportunidades perdidas.
- Decisiones Estratégicas Desinformadas: La carencia de información fiable y actualizada por no contar con mecanismos de control puede llevar a decisiones estratégicas desinformadas, poniendo en riesgo el crecimiento integral y sostenido de la empresa.
- Falta de Alineación y Dirección: La ausencia de un sistema de control claro puede resultar en una falta de alineación dentro de la organización, donde los equipos y departamentos trabajan sin un esquema homologado de medición y control, por consiguiente, sin una una dirección común o metas compartidas.
- Baja Productividad: Sin mecanismos para monitorear, controlar y optimizar los procesos, se propicia una ineficiencia operativa, lo cual impacta significativamente en una reducción de la productividad, afectando la competitividad de la empresa.
- Desmotivación del Personal: La falta de sistemas de control y evaluación claros puede llevar a la desmotivación del personal, ya que no tienen claridad de la directriz a seguir ni los resultados esperados por parte de la organización. Asimismo, genera incertidumbre en la forma de evaluar el desempeño, por lo que pueden sentir que no se reconocen ni recompensan adecuadamente sus esfuerzos y logros.
- Inconsistencias en la calidad: Sin medidas para controlar y mejorar constantemente los procesos se puede dar lugar a no conformidades en la operación debido a que se carecen de controles adecuados que aseguren los estándares y el nivel de conformidad del producto o servicio ofrecido. De modo que las inconsistencias en la cadena de valor pueden ser detectadas hasta que las percibe el cliente, generando no solo insatisfacción sino incluso la pérdida del cliente.
- Insatisfacción del cliente: Sin medidas para controlar la conformidad de los procesos ni contar con mecanismos que permitan asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente, así como para superar sus expectativas, la empresa puede enfrentar el problema más grave que es "un cliente insatisfecho". Esto no solo implica la disminición de la satisfacción del cliente sino que puede generar la pérdida de clientes y se puede convertir en la peor publicidad para tu empresa porque el "boca en boca" puede ser tu mejor aliado cuando los clientes te recomiendan, pero cuando hay insatisfacción de los clientes se convierte en el peor enemigo de una empresa.
La precisión en la medición y el control es fundamental.
Todas las empresas pretenden mejorar continuamente su operación y alcanzar ciertas metas que permitan generar valor a los clientes, sin embargo, en muchas ocasiones, el foco del control de la operación se desvía hacia el control del desempeño de las personas en los puestos de trabajo, en lugar de monitorear el desempeño de los procesos para poder optimizarlos y asegurar el nivel de conformidad del producto o servicio ofrecido.
Mi enfoque se centra en identificar aquellos aspectos críticos y puntos de control que realmente agregan valor para medir y controlar la operación, así como formalizar procesos de evaluación que permitan a tu empresa contar con herramientas que otorguen información objetiva y cuantificable para la toma de decisiones estratégicas, asegurando que todos los esfuerzos estén perfectamente alineados con la visión integral de tu empresa.
Implementar mecanismos de control adecuados es vital para cualquier empresa que busque mejorar continuamente, asegurar la conformidad de sus procesos y generar valor en todo momento a sus clientes. El objetivo de los sistemas de medición y control es aportar a la empresa un camino correcto para que ésta logre cumplir con las metas establecidas y se propicie una cultura organizacional basada en resultados. No solo se trata de medir, sino de comprender y guiar la operación hacia la eficiencia y la generación de información objetiva que permita tomar acción y tomar decisiones ágiles en la empresa que generen valor.
Con mi apoyo, transformarás tu enfoque de control, pasando de una visión centrada en el personal a una que potencie el nivel de conformidad de cada proceso dentro de tu organización impactando al valor percibido por tu cliente. Recuerda lo que una vez un sabio dijo “No se puede mejorar, lo que no se controla; no se puede controlar lo que no se mide; no se puede medir lo que no se define”.
¿Cómo SE trabaja los mecanismos de control en tu empresa?
Al implementar mecanismos de control, tu empresa será capaz de asegurar el nivel de conformidad de todos los procesos que hacen posible su funcionamiento desde un enfoque sistémico y por ende, la prestación del servicio o generación del producto ofrecido a tu segmento de clientes.
Mi enfoque en el diseño, desarrollo e implementación de mecanismos de control ofrece múltiples ventajas cruciales para tu empresa porque no solo se diseñan los indicadores que requiere tu empresa para medir el desempeño de los procesos sino se incorporan los procesos de evaluación esenciales para monitorear el desempeño desde una perspectiva integral y lograr una interpretación objetiva de las mediciones que te permitan tomar decisiones estratégicas con impacto en la operación.
Esto abarca la identificación de los puntos críticos de control de tus procesos, el diseño de indicadores y tableros de control, la estructuración de esquemas de seguimiento, la profesionalización de los esquemas de revisión de la alta dirección, la formalización de procesos de evaluación del desempeño del personal, la evaluación de la satisfacción del cliente y la implementación de auditorías internas para monitorear el nivel de conformidad de todos los procesos de la empresa.
Como puedes darte cuenta, el servicio de mecanismos de control involucra varios elementos, esto no significa que se implementen todos a la vez en tu empresa sino que dependerá de la madurez organizacional para determinar el plan de intervención que permita consolidar estos mecanismos de control de forma natural en tu empresa.
DISEÑO DE INDICADORES
El diseño de indicadores permitirá establecer los medios para medir el desempeño de los procesos y fijar metas a alcanzar como ahorros, ingresos, minimizar desperfectos, incrementar la satisfacción del cliente, entre otros. Los indicadores que se diseñan para tu empresa están basados en las características de medición inteligente, es decir, en que puedan ser cuantificables, confiables, que sean capaces de identificar las distintas situaciones para adaptarse, los datos para su construcción sean de fácil obtención y sean de fácil elaboración.
El diseño de los indicadores parte de la detección de los puntos de control de los procesos de la empresa para identificar y determinar lo que realmente agrega valor medir. Esto con la finalidad de orientar el diseño de los indicadores hacia las mejores prácticas para que propicien poder medir y controlar el nivel de conformidad de los procesos.
Con base en los puntos de control previamente detectados se diseñan y estructuran los principales indicadores de los procesos que permitan monitorear su desempeño. Los indicadores serán una herramienta que otorgue información objetiva y cuantificable para la toma de decisiones estratégicas de la empresa, propiciando la mejora continua, el compromiso del personal, una cultura de resultados y la búsqueda de procesos más eficientes.
TABLERO DE CONTROL
Los indicadores clave de rendimiento diseñados se consolidan en un Tablero de Control. Esta herramienta de gestión proporciona una visión panorámica del desempeño de los procesos y las métricas relevantes de la empresa en un solo lugar, permitiendo a los líderes y tomadores de decisiones obtener una comprensión rápida y clara de cómo está funcionando la organización en función de los objetivos establecidos.
Mi enfoque en los mecanismos de control se basa en la medición semaforizada, esto quiere decir que no se utilizan valores absolutos para evaluar el desempeño de los procesos sino se utilizan valores de referencia que permite tener una escala de la medición, en la cual existen 3 valores: deficiente, estable e ideal.
Este enfoque se plasma en el Tablero de Control, propiciando que la alta dirección cuente con una herramienta ágil que hace posible la toma decisiones evaluando los diferentes escenarios dentro de la escala parametrizada. Asimismo la toma de decisiones se vuelve proactiva y no reactiva, debido a que permite anticiparte a malos resultados y tomar acción de forma oportuna. El enfoque semaforizado también motiva al personal, encuentra brechas de mejora, permite replicar buenas prácticas e incorporar la mejora continua en tu empresa.
REVISIONES DIRECTIVAS
En lo que se refiere a las revisiones directivas en las empresas, te brindaré acompañamiento y formación para la conformación de la alta dirección, con el objetivo de que sean capaces de llevar a cabo revisiones directivas eficientes conforme a las buenas prácticas, lo que permitirá monitorear el nivel de conformidad de tu empresa en todos los rubros pertinentes y tomar decisiones estratégicas de acuerdo con los resultados alcanzados.
Se capacita al personal para la gestión de sus indicadores y presentación de resultados ante la alta dirección, además, se participa activamente en las revisiones directivas con el objetivo de orientar y verificar que se lleve a cabo una revisión de alto nivel, tomando en consideración la estructura planteada por los estándares de la gestión de la calidad en las organizaciones.
La formalización de la alta dirección y la estructuración de revisiones directivas de alto nivel permitirá evaluar de forma estratégica el desempeño de tu empresa, así como efectuar de forma eficiente las revisiones directivas para la toma de decisiones estructurada, optimizada, ágil y objetiva.
evaluación de satisfacción del cliente
La identificación de los momentos de contacto con tu cliente permitirá diseñar las herramientas pertinentes para evaluar la satisfacción del cliente de acuerdo a la naturaleza de tu operación. Las herramientas tendrán como objetivo evaluar la satisfacción del cliente en los momentos adecuados de contacto y con los actores indicados para obtener información de valor que sustente la toma de decisiones para favorecer la relación con el cliente y sobre todo, propiciar la retención de este.
Se diseñan los mecanismos necesarios para formalizar los canales de comunicación con tu cliente y los procesos de atención al cliente, así como para el manejo de quejas o reclamaciones, buscando siempre un enfoque de experiencia y relación satisfactoria con el cliente durante todo el proceso que brinda la empresa y también considerando la relación posterior a la prestación del servicio o entrega del producto.
Contar con procesos profesionalizados de atención al cliente y con las herramientas adecuadas para conocer su satisfacción hará posible enfocar los esfuerzos no solo a satisfacer las necesidades y expectativas del cliente sino a superar esas expectativas para generar lealtad y fidelización.
evaluación del personal
La implementación de procesos de evaluación del desempeño del personal genera una cultura entre los colaboradores basada en resultados, pero sobre todo fomenta el sentido de responsabilidad sobre la contribución a agregar valor desde el campo de acción de cada uno para mantener la conformidad de los procesos.
Se brinda acompañamiento y formación a los altos mandos y mandos medios de la empresa para formalizar espacios de evaluación de desempeño del personal donde se evalúan no sólo los aspectos cuantitativos de los procesos que lidera el personal, sino también aspectos cualitativos de desempeño para implementar evaluaciones 360°, es decir, una evaluación integral desde la visión de las interacciones de valor con el personal en cuestión.
Esto brinda espacios planificados de presentación y evaluación de resultados, propiciando poder encausar de forma adecuada los programas de incentivos para personal, el establecimiento de objetivos y metas personales alineados a los objetivos de la empresa, así como fomentar el compromiso del equipo de trabajo y el incremento de la productividad.
Auditoría Interna
La incorporación de procesos de Auditoría interna en tu empresa hará posible contar con mecanismos para evaluar de manera periódica el nivel de conformidad de tus procesos con la finalidad de atender las no conformidades detectadas en tu operación antes de que sean percibidas por tu cliente, así como identificar riesgos potenciales, áreas de mejora, fortalezas y debilidades de tus procesos. Con esto podrás diseñar acciones correctivas ágiles, eficaces y oportunas, pero lo más importante es que adoptarás un enfoque de prevención y proactividad para mantener la conformidad en el servicio y/o producto proporcionado a tu cliente.
Con mi acompañamiento y formación tu empresa podrá contar con procesos formalizados de auditoría interna y con un equipo competente de auditores capaces de ejecutar las auditorías bajo estándares de calidad. Durante este acompañamiento y capacitación del equipo auditor, se diseñan el plan y programa de auditorías internas que permitirán verificar la implantación de los controles operativos en los procesos, las buenas prácticas y la documentación perteneciente al sistema documental de referencia de la operación.
Se participa activamente en la ejecución y seguimiento de las auditorías internas con el objetivo de orientarlas hacia las mejores prácticas y verificar que todo el proceso se realice con apego al deber ser.
Algunas personas que ya han recorrido su camino conmigo hablan de mí.
Yei García – Gerente General Plog
Agencia de Marketing e Inbound
Nuestra gestión empresarial dio un giro radical. Nos permitió asegurar la calidad del servicio y definir los puntos de control de los procesos. Aceleró el proceso de onboarding de los nuevos trabajadores, mejorando los tiempos de respuesta, lo que aceleró los tiempos de entrega.
Esto se tradujo en una mejora importante del servicio y, por tanto, en un crecimiento empresarial más rápido. Logramos ver, de manera objetiva, donde se involucraba cada miembro del equipo, desde el puesto con más responsabilidad hasta el de menos. Entendimos la magnitud real de cada proceso, desde el comienzo hasta el final de cada uno.
Sheram Alonzo – CEO Transportes Directos
Empresa de Transporte de Carga
La falta de conocimiento sobre el verdadero alcance de la consultoría y la incertidumbre de los beneficios que esta podía traerme me impedían tomar acción. Decidirme a dar el paso hizo que adquiriera nuevas habilidades y conocimientos de gestión y dirección, resolución de problemas y liderazgo, lo que provocó un aumento de la confianza en mis habilidades directivas. Mejoramos en la toma de decisiones para minimizar riesgos y maximizar las oportunidades. Todo esto ayudó a que la empresa fuera más eficiente y competitiva. Nos ayudó a desarrollar estrategias efectivas con las que alcanzamos los objetivos de la empresa.
Luís Ramos – Inegeniero de Software en Deel
Plataforma para RR.HH
Gracias a este proceso, conseguí tener mucha más claridad sobre la dirección que debía tomar la empresa, sobre la importancia de definir bien los procesos de esta y sobre cómo crear una estructura funcional clara, determinando los roles de cada miembro de la empresa. Entendimos más acerca de nuestros propios productos para innovar e identificar la propuesta de valor de la empresa. Aprendimos cómo gestionar al equipo de trabajo. Todo esto nos llevó a definir mejor nuestra estrategia y el rumbo del negocio para tener una empresa más estructurada y sistematizada, pero sobre todo, para alcanzar objetivos.
PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE LOS MECANISMOS DE CONTROL
¿Qué son exactamente los mecanismos de control y por qué son importantes?
Los mecanismos de control son aquellas herramientas y procesos que permiten evaluar continuamente el desempeño de los procesos para monitorear y regular las operaciones de una empresa. Son esenciales porque ayudan a garantizar la calidad del producto o servicio ofertado y a asegurar que los procesos de la empresa estén alineados con los estándares de la operación y con los objetivos estratégicos de la organización. La implementación de estos mecanismos propicia el incremento de la productividad, la mejora continua y la toma de decisiones objetivas.
¿Cómo pueden los mecanismos de control mejorar la productividad en mi empresa?
Los mecanismos de control permiten identificar ineficiencias, riesgos y áreas de mejora en los procesos de la empresa. Al monitorear y ajustar continuamente los procesos para mantener su nivel de conformidad, se implementas medidas que propician el aumento significativo de la productividad general de la empresa.
¿Los mecanismos de control se enfocan solo en los aspectos financieros de la empresa?
NO, los mecanismos de control abarcan una gama más amplia de aspectos empresariales, no solo financieros. Desde el diseño de los indicadores hasta la implementación de los procesos de evaluación del desempeño, los mecanismos de control tienen un enfoque sistémico, es decir, que identifican los puntos de control considerando la interrelación e interdependencia que existe entre los procesos que conforman la empresa.
Los mecanismos de control permiten evaluar de forma integral a la empresa, por lo que el rubro financiero solo es uno de los muchos pilares a monitorear.
¿Son complicados de implementar estos mecanismos?
Mi enfoque en la implementación de mecanismos de control busca que sea un proceso sencillo y lo más fluido posible. De acuerdo a la madurez organizacional de la empresa se diseñan e incorporan los mecanismos de control pertinentes, que son totalmente personalizados debido a que se deben ajustar a la naturaleza y complejidad de la operación de la empresa, a la competencia de los colaboradores, al tamaño de la organización y a las necesidades específicas de cada cliente.
Los mecanismos de control sólo pueden ser complicados si no están bien diseñados y si el personal no está bien capacitado. Así que no tienes de que preocuparte porque con mi metodología la implementación será fácil y eficaz, pero eso sí, requiere de compromiso, esfuerzo y apertura para cambiar el enfoque en el que se entiende el control en las empresas.
Tendrás la certeza que los mecanismos de control que se incorporen en tu empresa agregarán valor para tomar acción y serán tus mejores aliados para alcanzar los objetivos planteados. Mi metodología está dirigida a que estos mecanismos se conviertan en herramientas de gestión ágiles, de fácil elaborción e interpretación, pero sobre todo que sean medios objetivos para la toma de decisiones estratégicas de la empresa que propicie su crecimiento integral.
¿Cómo se miden y evalúan los resultados de los mecanismos de control?
La eficacia de la implementación de los mecanismos de control se mide a través de los indicadores que se diseñan específicamente para cada proceso que conforma la empresa. Estos indicadores proporcionan datos cuantitativos en una escala semaforizada y datos cualitativos que complementan el análisis, lo cual hace posible la interpretación de esos valores y la evaluación objetiva de la eficacia de los controles.
¿Necesito tecnología especializada para implementar mecanismos de control?
NO, los mecanismos de control se diseñan e implementan considerando la naturaleza y complejidad de los procesos de tu empresa, así como las herramientas con las que cuentan. Algunos software y tecnología especializada pueden ser de gran ayuda para optimizar los procesos de medición, control y evaluación, por lo que, si fuera pertinente para tu empresa podré hacerte algunas recomendaciones de las herramientas tecnológicas que sean adecuadas para tus procesos.
¿Cómo lograré involucrar a mi equipo en el proceso de implementación de los mecanismos de control?
No te preocupes por eso, mi enfoque no solo radica en diseñar mecanismos de control eficaces que respondan a la naturaleza de tu operación sino asegurar que la implementación sea exitosa.
La participación de los miembros de tu empresa es clave para el éxito de los mecanismos de control, por tal razón, durante el proceso se brinda capacitación y sensibilización para que tu personal tenga la competencia necesaria para saber cómo gestionarlos, pero sobre todo comprendan su importancia y cómo pueden contribuir a la conformidad del proceso y a la mejora continua de la empresa.
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