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Estandarización de procesos

La estandarización de procesos permitirá disminuir tiempos muertos en la operación, delimitar las funciones y facultades de autoridad entre el personal, asegurar la calidad del producto y/o servicio y optimizar los recursos.

Esto se logra a través de establecer una estructura de procesos que permita entender a la empresa desde un enfoque sistémico, así como contar con un sistema documental de referencia que permita asegurar la forma de ejecutar los procesos sin depender de las personas inmersas en el proceso, estableciendo los lineamientos y pautas para replicarlos en diversos centros de trabajo.

Resultados esperados

✔️ Contar con una estructura funcional óptima (organigrama) de acuerdo a los procesos.

✔️ Disminuir tiempos muertos y cuellos de botella en la operación.

✔️ Demilitación de funciones y facultades de autoridad del personal.

✔️ Asegurar la calidad del producto y/o servicio en cualquier centro de trabajo sin depender de las personas..

✔️ Optimizar recursos.

✔️ Establecer puntos de control en la operación.

✔️ Contar con un sistema documental de referencia.

✔️ Tener la facultad de replicar los procesos en cualquier centro de trabajo.

✔️ Eliminar la dependencia de las personas en cuanto a la operación.

✔️ Reducir la curva de aprendizaje del personal en procesos de inducción.

✔️ Entendimiento de la empresa desde un enfoque sistémico.

La importancia de la estandarización de procesos en una empresa.

¿Tu empresa depende de ti para que pueda seguir operando? ¿Quieres expandirte y no sabes cómo asegurar la calidad del producto/servicio en los diferentes centros de trabajo? ¿Tienes cuellos de botella en la operación? ¿Tu operación depende en gran medida de tu personal? Si por lo menos has respondido que SÍ a una de las preguntas anteriores, seguramente estandarizar tu operación es primordial para tu empresa y es lo que hoy puede representar una oportunidad para el crecimiento de la misma.

Cuando escuchamos la palabra “Estandarizar” comúnmente lo relacionamos con procesos que están industrializados o pensamos en máquinas que sustituyen la mano de obra. Sin embargo, solemos confundir la estandarización con la automatización, las cuales no son excluyentes, pero la estandarización es la base para poder llegar a profesionalizar los procesos de una empresa.

La estandarización de procesos implica un trabajo exhaustivo de conocer y entender a profundidad cada uno de los elementos que interactúan en la operación para poder diseñar procesos que agreguen valor al cliente desde un enfoque “esbelto”, es decir, procesos donde se optimicen los tiempos, movimientos, recursos y se generen flujos continuos que no permitan contar con cuellos de botella en la operación.

Ahora bien, ¿Por dónde empezar? Para estandarizar primero debe entenderse a la empresa desde un enfoque sistémico, es decir, un entendimiento de las interrelaciones e interdependencias que existen entre los procesos para poder plasmarlo en un modelo de procesos que surja como consecuencia de un claro mapeo de procesos enfocado en definir los procesos estratégicos, claves y de soporte. 

Establecer una estructura de procesos permitirá romper con el paradigma que existe entre las áreas/departamentos de una empresa, que comúnmente trabajan para sus objetivos de forma independiente, lo cual no propicia un ambiente idóneo para el logro de los objetivos de la empresa. Al romper este paradigma se genera un cambio en los modelos mentales de los colaboradores para trabajar por un objetivo común.

Esta estructura es el punto de partida para la estandarización de procesos debido a que será la directriz para identificar las entradas y salidas de los procesos, la interacción que existe entre ellos, los puntos de control de cada proceso y sobre todo, propiciará que los recursos estén distribuidos de manera eficiente, buscando agregar valor al cliente.

Posterior a tener una estructura clara de tu empresa, ahora sí es momento de establecer los estándares para llevar a cabo cada uno de los procesos de forma que puedan ser replicados sin depender de la(s) persona(s) que los ejecuta.  Esto se realiza a través del diseño de un sistema documental, lo cual será un marco de referencia para la operación, pero ¿Cómo sabemos qué se debe documentar? La documentación a generar debe estar basada en el modelo de procesos previamente diseñado y la dimensión del sistema documental dependerá del tamaño de la organización, la competencia del personal y la complejidad de los procesos. Esto quiere decir que no consiste en generar documentos o formatos sino en diseñar los elementos  que se requieran para orientar la operación y que sirvan de marco de referencia para que el personal pueda asegurar los estándares de calidad del producto o servicio.

Los elementos que pueden conformar un sistema documental pueden ser cualquier información documentada que agregue valor como procedimientos, instructivos de trabajo, políticas, reglamentos, descripciones de puesto, perfiles de puestos, flujogramas, infografías,  videos o elementos visuales demostrativos de la operación. Nosotros hemos cambiado la forma tradicional de generar la información documentada, ya que generamos para tu empresa sistemas documentales digitales totalmente navegables donde puedan acceder los trabajadores a través de una cuenta institucional controlada. 

 

y Cabe aclarar que un sistema documental es dinámico por la misma naturaleza y esencia de una empresa, por lo que la información no debe permanecer estática sino actualizarse, modificarse, darse de baja cuando esté obsoleta y mejorar continuamente de acuerdo con los cambios que se presenten en la operación. Nuestra forma de gestionar la información documentada a través de sistemas documentales hará posible que la operación y el marco de referencia documental estén alineados y actualizados de forma simultánea.

Contar con un sistema documental de referencia permitirá asegurar la forma de ejecutar los procesos sin depender de la(s) persona(s) inmersa(s) en el proceso, así como establecer los lineamientos y pautas para replicarlos en diversos centros de trabajo. Asimismo, el sistema documental propicia reducir la curva de aprendizaje del personal en procesos de inducción y capacitación, debido a que es un medio de consulta y directriz para desempeñar los procesos en los que participe. 

Finalmente la estandarización de procesos no sólo radica en contar con una estructura clara de tus procesos y tener un sistema documental de referencia sino la mayor importancia de estandarizar una empresa es estructurar procesos esbeltos y encontrar áreas de mejora en ellos para disminuir tiempos muertos en la operación, minimizar desperfectos, generar ahorros, delimitar las funciones y facultades de autoridad entre el personal, asegurar la calidad del producto y/o servicio y optimizar los recursos,  elevar la satisfacción del cliente, así como establecer un área o personal encargado específicamente de la “Gestión de Procesos” para incorporar buenas prácticas en los procesos, esquemas de medición y control, actualización documental, auditoría interna y procesos de mejora continua.